Tutaj znajdziesz odpowiedź na pytanie, co oznacza faktura proforma.
Każdy kto prowadzi własną firmę, ale też i większość osób dokonujących zakupów online, miał kontakt choć raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym de facto jest ten dokument i co go wyróżnia od typowej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w ewidencji księgowej?
W języku łacińskim pro forma oznacza „tymczasowo”, dlatego często można spotkać się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego typu nie jest dokumentem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Zaleca się jednakże zostawić ją np.dla celów informacyjnych.
Faktura proforma powinna uchodzić raczej za dowód handlowy, który formą propozycji danej oferty. Nie stanowi potwierdzenia zakupu artykułów ani wykonania usługi, zatem zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie nie może stanowić podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, ponieważ dotyczy sprzedaży lub usługi, która jeszcze nie była zrealizowana, więc warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą wciąż być zmodyfikowane.
Jak wygląda i kiedy nie wolno wystawić faktury proforma?
Faktura proforma zawiera analogiczne elementy i przypomina z wyglądu fakturę VAT, czyli:
- dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
- datę oraz miejsce jej wystawienia,
- nazwę towarów czy też usług, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o kwocie naliczonych zniżek,
- wskazanie przewidywanego terminu dostarczenia towaru lub realizacji usługi,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty.
Taką fakturę trzeba oznakować zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, żeby nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej skutki podatkowe. Trzeba również pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, kiedy klient wpłaci już zaliczkę bądź zapłaci w całości za przedmiot transakcji.